👉🏻La gestión documental en las empresas desempeña un papel crucial en la optimización de procesos, la toma de decisiones y los cumplimientos normativos. En un entorno donde la información fluye rápidamente y la innovación es constante, la eficiente gestión de documentos se convierte en un componente estratégico para el éxito empresarial.
👉🏻En este contexto, la gestión documental no se limita simplemente a la organización y almacenamiento de archivos, sino que abarca la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de información de manera efectiva.
💡De este modo, las TI con su enfoque en la digitalización y automatización, adoptan sistemas avanzados que permiten una gestión eficiente de documentos, facilitando el acceso rápido a la información relevante y mejorando la colaboración entre equipos.
⚠️Definir e implementar una estrategia de gestión documental, tiene varias ventajas. Pablo Serna, Director of Product Management de Cegid en España enumera las siguientes: la reducción de riesgos asociados a la pérdida de documentos, la mejora en la colaboración y comunicación interna, la optimización de la productividad a través de flujos de trabajo automatizados y la capacidad de adaptación a entornos cambiantes. A lo que añade, «la implementación de soluciones modernas de gestión documental no solo permite una mayor organización y accesibilidad de la información, sino que también ofrece la capacidad de integrar y conectar con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (especialmente el aprendizaje automático), que pueden potenciar la capacidad predictiva y la eficiencia operativa».
✅Definir e implementar una estrategia de gestión documental, tiene varias ventajas. Una de ellas es la reducción de riesgos asociados a la pérdida de documentos.
Partimos de la base de que, según un estudio realizado por la firma de análisis Coleman Parkes para Couchbase, las grandes empresas españolas van a destinar de media 30 millones de euros a la digitalización en 2023. Esta cifra refleja, por un lado, la conciencia cada vez mayor de las organizaciones de apostar por la digitalización, y, por tanto, fortalecer e incluso cambiar por completo su estrategia de gestión documental si no quieren quedarse atrás. Y, por otro lado, la importancia de que la innovación requiere de una inversión económica para contar con las herramientas y tecnologías adecuadas para conseguirlo.
💬»Implementar una correcta gestión documental no solo permite mejorar la productividad, el ahorro de costes, la seguridad, la transparencia, el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente, sino que, indirectamente, también repercute en la proactividad y felicidad de los trabajadores de la empresa», sentencia el Global Head of Value Engineering de OpenText.
📌Fuente: Revistabyte.es
